از سفارش خرید تا ورود موجودی
سفارش خرید، درخواست تأمین است؛ رسید کالا، تحویل واقعی را ثبت می‌کند. موجودی باید از مقدار پذیرفته‌شده در دریافت شکل بگیرد. تحویل ناقص، کالای متفاوت و برگشت به تأمین‌کننده را با مرجع همان خرید دنبال کنید.
خرید را با جزئیات بنویسید
طرف خرید، قلم، واحد و تعداد را مشخص کنید. توافق درباره مشخصات کالا باید قابل بررسی باشد. نام عمومی یا مبلغ کل، برای کنترل تحویل یک سفارش چندقلمی کافی نیست.
تحویل را مستقل کنترل کنید
کالای رسیده را با سفارش مقایسه کنید. مقدار دریافت، تاریخ و محل را جدا ثبت کنید. رسید خرید با فاکتور تأمین‌کننده مرتبط است اما همیشه همان تعداد یا زمان را ندارد.
مقدار پذیرفته‌شده را وارد کنید
فقط کالای تأییدشده را مبنای ورود موجودی قرار دهید. قلم اشتباه یا آسیب‌دیده نیاز به وضعیت و پیگیری دارد؛ اضافه‌کردن کامل سفارش به موجودی، اختلاف را پنهان می‌کند.
باقی‌مانده و اثر مالی را جدا دنبال کنید
سفارش تحویل‌نشده را باز نگه دارید و برگشت‌ها را مرتبط ثبت کنید. بدهی و پرداخت تأمین‌کننده موضوع مالی‌اند؛ ورود مقداری کالا را با تسویه طرف خرید یکی نگیرید.
تحویل ۱۲ قلم از سفارش ۲۰ قلمی
موجودی از ۱۲ قلم دریافت‌شده زیاد می‌شود. هشت قلم دیگر هنوز در پیگیری خرید هستند. اگر یک قلم پذیرفته نشود، مقدار و علت آن جدا ثبت می‌شود و بدون بررسی وارد موجودی قابل فروش نمی‌شود.
چه چیزی را بررسی کنید؟
- سفارش، دریافت و پرداخت سه مرجع متفاوت‌اند.
- محل و واحد دریافت مشخص باشند.
- تحویل ناقص با سفارش کامل بسته نشود.