تفاوت ثبت پرداخت و دریافت وجه
ثبت پرداخت یعنی نگه‌داشتن مبلغ و روش دریافت کنار فاکتور. پردازش پرداخت یعنی انجام تراکنش توسط بانک، دستگاه یا سرویس دریافت وجه. یک ثبت نرم‌افزاری یا کلیک موفق، به‌تنهایی اثبات دریافت پول نیست.
سه مرجع را بشناسید
فاکتور نشان می‌دهد چه مبلغی باید دریافت شود. ثبت پرداخت نشان می‌دهد کارکنان چه دریافتی را ثبت کرده‌اند. رسید معتبر پرداخت، نتیجه تراکنش بیرونی را نشان می‌دهد. این سه را کنار هم بررسی کنید.
وضعیت نامشخص را جدا نگه دارید
قطع ارتباط یا پاسخ دیرهنگام می‌تواند نتیجه را مبهم کند. پیش از تکرار تراکنش، نتیجه قبلی را از مرجع دریافت بررسی کنید. نامشخص را هم موفق و هم ناموفق فرض نکنید.
مبلغ و واحد را تطبیق دهید
مبلغ فاکتور و هر دریافت را با واحد صریح بررسی کنید. ریال و تومان نباید به دلیل نمایش مشابه اعداد یکی گرفته شوند. دریافت با دو روش نیز باید دو مبلغ مشخص داشته باشد.
پایان روز را با جزئیات بررسی کنید
جمع دریافت‌ها را به روش و مرجع تقسیم کنید. اختلاف می‌تواند از پرداخت ناقص، ثبت تکراری، برگشت وجه یا زمان مبنا باشد. فقط برابرکردن دو جمع، علت را نشان نمی‌دهد.
کارت‌خوان جواب قطعی نمی‌دهد
کارت‌خوان پس از درخواست، پاسخ روشن نداده است. صندوق نباید صرف ثبت مبلغ، فاکتور را تسویه‌شده بداند. ابتدا نتیجه تراکنش بررسی می‌شود و سپس وضعیت ثبت پرداخت با دریافت واقعی تطبیق پیدا می‌کند.
چه چیزی را بررسی کنید؟
- مبلغ، روش و مرجع هر دریافت ثبت شوند.
- تکرار خودکار تراکنش نامشخص انجام نشود.
- ثبت نرم‌افزاری از نتیجه دریافت قابل تفکیک باشد.