بررسی مغایرت فروش و دریافت‌ها
برای بررسی مغایرت، فاکتور، ثبت پرداخت و مرجع دریافت وجه را با مبلغ، واحد و زمان یکسان کنار هم بگذارید. پرداخت ناقص، ثبت تکراری، برگشت و پاسخ نامشخص را جدا بررسی کنید؛ برابرکردن دستی جمع‌ها علت اختلاف را حل نمی‌کند.
بازه و منابع را ثابت کنید
زمان مبنای فاکتور و دریافت را مشخص کنید. روش‌های پرداخت را جدا نگه دارید. دو گزارش که به زمان یا شعبه متفاوت مربوط‌اند، برای بررسی مغایرت مستقیم قابل مقایسه نیستند.
مبلغ مورد انتظار را پیدا کنید
اقلام نهایی، تخفیف، پرداخت قبلی و مانده فاکتور را مرور کنید. رقم اولیه سفارش ممکن است پس از اصلاح یا برگشت، مبلغ قابل دریافت فعلی نباشد.
دریافت معتبر را تطبیق دهید
برای هر ثبت، مرجع و نتیجه واقعی دریافت را بررسی کنید. یک پرداخت تکراری یا نامشخص را بدون کنترل به جمع قطعی اضافه نکنید. واحد مبلغ نیز باید یکسان باشد.
علت و اقدام را ثبت کنید
اختلاف را با شرح، مرجع و مسئول پیگیری نگه دارید. اصلاح باید به ثبت مربوط برگردد. یک عدد کلی با عنوان سایر، اطلاعات لازم برای بررسی شیفت بعد را نمی‌دهد.
همان دریافت دو بار ثبت شده
جمع ثبت نرم‌افزاری بیشتر از مرجع دریافت است. بررسی جزئیات، دو ثبت مرتبط با یک دریافت را نشان می‌دهد. پیش از اصلاح، مرجع و علت تأیید می‌شوند تا ثبت معتبر هم‌زمان حذف نشود.
چه چیزی را بررسی کنید؟
- فاکتور و دریافت با مرجع مرتبط باشند.
- پاسخ نامشخص جدا پیگیری شود.
- مغایرت حل‌نشده مسئول مشخص داشته باشد.