از عملیات تا ثبت مالی
اطلاعات عملیات با مرجع، مبلغ، واحد، زمان و وضعیت روشن به جریان مالی می‌رسد. سیاست حسابداری تعیین می‌کند هر رویداد چگونه ثبت شود. ارسال داده، پذیرفته‌شدن آن و ساخته‌شدن ثبت مالی سه مرحله متفاوت‌اند.
دامنه انتقال را بنویسید
مشخص کنید فروش، دریافت، برگشت یا مصرف کدام اطلاعات را منتقل می‌کند. مسئولیت هر مرحله و شرکت یا شعبه مربوط باید روشن باشد. انتقال همه چیز بدون نیاز مشخص، بررسی را دشوار می‌کند.
کیفیت داده را کنترل کنید
مرجع یکتا، وضعیت نهایی، مبلغ و واحد لازم‌اند. فاکتور باز یا داده ناقص را بدون بررسی به ثبت قطعی مالی تبدیل نکنید. تاریخ عملیات و مبنای دوره نیز باید قابل تشخیص باشند.
سیاست ثبت را در مالی تعیین کنید
انتخاب حساب، دوره و نحوه اثرگذاری عملیات مسئولیت مالی است. صندوق‌دار نباید از عنوان کالا یا روش پرداخت، حسابداری کامل را حدس بزند.
خطا و تکرار را پیگیری کنید
وضعیت ارسال و پذیرش را ببینید و به مرجع عملیات برگردید. اجرای دوباره یک انتقال نباید بی‌بررسی ثبت تازه بسازد. اصلاح با مرجع قبلی و مسئول مشخص انجام شود.
فروش ارسال شده اما ثبت مالی روشن نیست
عملیات نهایی شده و داده به اتصال رسیده است. تیم مالی وضعیت پذیرش و ثبت را بررسی می‌کند. صرف علامت ارسال، اثبات وجود سند معتبر در دوره مربوط نیست.
چه چیزی را بررسی کنید؟
- مرجع مشترک بین عملیات و ثبت مالی باشد.
- واحد و زمان بدون ابهام منتقل شوند.
- اصلاح و ارسال دوباره سابقه قابل پیگیری داشته باشند.